Världens största vattenkonferens, World Water Week, lockar vanligtvis tusentals besökare till Stockholm i augusti varje år, men i år satte covid-19 stopp för det. I stället omvandlades evenemanget till en digital konferens med 13 000 deltagare i 188 länder. Twenty Studios berättar om framgångsfaktorerna bakom succén.
– Det blev verkligen succé!
De orden kommer från Katarina Liljegren Swahn, Senior Manager Format & Logistics hos arrangören Stockholm International Water Institute (SIWI). SIWI har ordnat World Water Week sedan 1991 och är vana att hantera ett stort och komplext fysiskt evenemang. Men att skapa ett intressant digitalt event var något helt nytt för dem.
– Vi behövde verkligen hitta en kompetent partner att samarbeta med. Efter ett öppet anbudsförfarande med kompletterande intervjuer föll valet på Twenty Studios och det är vi väldigt nöjda med, fortsätter hon.
På Twenty Studios är man jätteglada att ha fått förtroendet från SIWI att producera eventet, vilket var företagets största uppdrag någonsin – och helt klart en utmaning. Så hur såg då lösningen ut?
Hundratals digitala sessioner under en vecka
Under en vecka sändes hela 418 sessioner i sex parallella kanaler.
– Twenty Studios producerade framför allt det vi kallade centre stage med paneldiskussioner, prisceremonier och liknande större programpunkter, säger Katarina Liljegren på SIWI.
– Genom att vi på Twenty Studios har green screen studios där vi jobbar med digital scenografi så kunde vi skapa sex olika scener för olika programpunkter med anpassad grafik så att var och en fick sitt signum. Det är samma tänk som för vilken TV-kanal som helst där varje program har sin studio och sin grafiska utformning, säger Jesper Söderström, ansvarig producent på Twenty Studios, och fortsätter:
– Vårt team på Twenty Studios och teamet på SIWI arbetade verkligen tillsammans mot det gemensamma målet att skapa ett intressant och snyggt event.
Fördelar med ett digitalt event
– Vi är jättenöjda med årets World Water Week, säger konferensens Deputy Director Gabriela Suhoschi. För oss är det viktigt att vara en global mötesplats för att lösa världens viktigaste vatten- och hållbarhetsfrågor. Därför var det fantastiskt att vi lockade 13 000 deltagare från 188 länder. Och spridningen bara fortsätter eftersom det filmade materialet fortfarande når många via Youtube och andra sociala kanaler. Vi har verkligen upptäckt fördelar med ett digitalt event.
Håkan Stigh, medgrundare av Twenty Studios, menar att i och med att de har byggt ut med flera studios under det senaste året, har de nu kapacitet för uppdrag i denna storlek – och framför allt, de har lyckats få ihop ett team med mycket kompetenta medarbetare som alla har en lång och gedigen erfarenhet.
– Alla inblandade har gjort ett fantastiskt jobb och skapat ett unikt event. Man blir stolt och varm i själen av all positiv feedback som vi fått inte bara från SIWI utan även från deltagarna i eventet. Vi hoppas naturligtvis få fortsatt förtroende även nästa år och då tror jag att det mycket väl kan bli en kombination av digitala och fysiska programpunkter, avslutar Håkan Stigh.
Sju framgångsfaktorer bakom World Water Week 2021, enligt Twenty Studios;
1. Gedigen planering – av allt från innehåll till praktisk produktion med cirka 20
medverkande på plats i studion och fler än 50 på länk.
2. Tight samarbete mellan kunden och Twenty Studios.
3. Användning och tillgång till green screen studios – för mer avancerad och flexibel
scenografi.
4. Att ha ett så kallat center stage för de större programpunkterna som håller ihop
eventet.
5. En bra eventplattform – som både erbjuder en bra överblick av alla
programpunkter och bra lösningar för one-to-one möten.
6. Våga tänka stort! – inte låta sig bli skrämd av ett högt antal sessioner, deltagare
etc.
7. Ett bra team med kompetenta och erfarna medarbetare.
