När covid-19-pandemin var ett faktum var arrangörerna till Teamsdagen, som så många andra, tvungna att ställa om till ett digitalt format. En omställning som på många sätt visade sig vara ett lyckokast. – En avgörande framgångsfaktor var att vi tidigt bestämde oss för att ta professionell hjälp med produktion och paketering, säger Mårten Hellebro, en av arrangörerna till Teamsdagen som tagit hjälp av Twenty Studios.
Nordens största Teams-event, Teamsdagen, samlar människor som jobbar med och brinner för Microsoft Teams. Eventet består av en heldag med intressanta föreläsningar från de främsta experterna på plattformen, eftersnack, analyser och paneldiskussioner från tre parallella studiosändningar – och den 20 oktober är det dags igen.
– Första Teamsdagen gick av stapeln våren 2020 precis innan pandemin bröt ut på riktigt. Då samlade vi 300 deltagare fysiskt men hade flera hundra på väntelista som vi tyvärr behövde tacka nej till, berättar Mårten Hellebro, en av arrangörerna till Teamsdagen.
När det var dags för nästa event hösten 2020 var ett fysiskt event långt ifrån aktuellt. Istället genomfördes Teamsdagen digitalt och lockade omkring 2 500 deltagare – fler än åtta gånger så många som vid första eventet. Nästa event, även det digitalt, lockade också det lika många Teams-entusiaster.
– Vi insåg direkt att vi ville ta professionell hjälp med produktion och paketering, för det går inte att översätta ett fysiskt event rakt av till ett digitalt. Det krävs en snygg paketering av innehållet för att hålla intresset uppe hos publiken, förklarar Mårten och fortsätter:
– Vi som jobbar med Teamsdagen nöjer oss inte med lagom och det gör inte Twenty Studios heller, de har verkligen tillfört en annan dimension till eventet.
“Viktigt att inte tappa tempo”
Håkan Stigh, medgrundare av Twenty Studios, menar att a och o för att lyckas med ett digitalt event är gedigen planering och tight samarbete med kunden. Håkan uppskattar att Mårten och gänget kring Teamsdagen pushar och utmanar dem på Twenty Studios – och att de i sin tur kommer med förslag på förändringar och förbättringar. Det gör att de tillsammans driver en utveckling av eventet.
– Vid en digital sändning är det otroligt viktigt att inte tappa tempo, för då är risken att du också tappar publiken. De som tittar har sändningar som till exempel Melodifestivalen att jämföra med så det gäller att leverera proffsigt. Idag blir vi överösta av inbjudningar till digitala event så du måste sticka ut om du vill fånga dina deltagare. Därför är det otroligt viktigt att hela tiden ha deltagarens upplevelse i fokus och planera in i minsta detalj, säger han.
Både Håkan och Mårten är överens om att ett digitalt event ställer andra krav på produktionen än ett fysiskt event – men att det också finns möjligheter att ta vara på.
– Vårt innehåll måste helt enkelt vara bra, kanske till och med bättre än vid ett fysiskt event, för vi har ingen möjlighet att kompensera med god mat eller häftiga goodie bags, säger Mårten.
– Lika mycket som en dålig produktion solkar ner ditt varumärke, kan det också få det att lyfta. Är du rädd om ditt varumärke, vilket så klart alla borde vara, så behöver du verkligen ställa dig frågan om din produktion stödjer eller sänker det, säger Håkan.
Så vilken plattform sänds då Teamsdagen från? Microsoft Teams såklart.
– Vi ville möta våra tittare där de redan är och det många inte vet är att Teams fungerar utmärkt att använda som broadcasting-plattform, säger Mårten.
Mårten Hellebro om fyra saker ett digitalt format möjliggör för Teamsdagen:
Kapacitet
”Tack vare att Twenty har många studios så öppnar det upp möjligheten för event med flera parallella scener. Vi sänder från tre olika studios – Användarstudion, Beslutsfattarstudion & IT-proffsstudion.”
Tillgänglighet
“Vi kan nå en större publik och behöver inte tacka nej till någon som vill delta, vi kan få med föreläsare som annars inte hade varit möjliga att få med och som deltagare kan du ta till dig olika delar från dagen när det passar dig då allt spelas in.”
Material som lever vidare efter eventet
”Nu när sessionerna spelas in märker vi att materialet lever vidare efter eventet och har blivit en viktig del av vårt koncept.”
Interaktivitet
“Vi använder oss av den frågechatt som finns i Teams så att deltagarna kan få sina frågor besvarade direkt under föreläsningen.”
